皆さんおはようございます！座間市の税理士の小原司です。今日は、皆さんにもっと手軽にAIを活用していただくため、Windowsに標準搭載されている「Copilot」をご紹介します。 Copilotは、まるで優秀な秘書のように、皆さんの業務をサポートしてくれるAIです。ただ、使い始めた方から「思ったような回答が出てこない」という声もちらほら。 実は先日、まさに目の前でそんな場面に遭遇しました。ある方がCopilotに「ビジネス メール 書き方」とだけ入力していたのです。 これでは、まるで部下に「ビジネスメールの書き方、よろしく！」とだけ言って丸投げしているようなもの。どんな相手に、どんな内容のメールを、どんな目的で書きたいのか、具体的に指示を出さなければ、Copilotも困ってしまいますよね。 そこで私は、その方にこうお伝えしました。 「例えば、『取引先へのお礼メール、新商品の案内を送りたい』『新規顧客への挨拶メール、会社概要とサービス内容を含めたい』など、部下に仕事を依頼するように、具体的かつ明確に質問してみてください」と。 すると、どうでしょう！先ほどまでとは見違えるように、状況に合った適切なビジネスメールの例文がズラリと表示されたのです。 **ポイントは「具体的かつ明確に指示を出すこと」！**これだけで、Copilotからの出力結果は飛躍的に良くなります。 例えば、さらに具体的に 「取引先へのお礼メール、新商品の案内を送りたい。先方には以前当社サービスを利用してもらったことがあり、感謝の気持ちを伝えつつ、新商品の特徴とメリットを簡潔に説明したい」 と指示をすれば、より詳細で質の高いメールを作成してくれます。 皆さんも、Copilotを使ってビジネスメールを作成する際はぜひ試してみてください。メール作成の時間が大幅に短縮され、業務効率がアップすること間違いなしです！
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